Gemäß Art. 4 Nr. 1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung(DSGVO) sind personenbezogene Daten Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten beruflichen Werdegang und Ihre Qualifikationen usw., die mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden können (im Folgenden als "Daten").
Controller und Datenschutzbeauftragter
Das osapiens Unternehmen2, bei dem Sie sich beworben haben oder an das der Personalvermittler Ihre Daten übermittelt hat, ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich.
Für alle Fragen zum Datenschutz können Sie uns erreichen unter
an die zentrale Geschäftsadresse für Datenschutzfragen
Julius-Hatry-Strasse 1, 68163 Mannheim,Deutschland
mit dem Zusatz "Datenschutz" oder
per E-Mail an dataprotection@osapiens.com
Datenschutzbeauftragter dieser Unternehmen ist:
TÜV SÜD Akademie GmbH
Larissa Bichert, zertifizierte Datenschutzexpertin
Westendstraße 160, 80339 München
Sie können den Datenschutzbeauftragten auch zentral unter unserer oben genannten E-Mail-Adresse(dataprotection@osapiens.com) erreichen.
Datenerhebung
Das Bewerbungsverfahren erfordert, dass Sie uns die für ihre Beurteilung und Auswahl erforderlichen Daten zur Verfügung stellen. Sie können Ihre Bewerbung entweder online über ein Bewerbermanagementsystem (Rekrutierungssoftware eines Drittanbieters) oder perE-Mail an uns übermitteln. Ihre Daten, die Sie online an uns übermitteln, werden nach dem Stand der Technik verschlüsselt an uns übermittelt. Bitte beachten Sie bei einer Bewerbung per E-Mail, dass E-Mails im Internet in der Regel nicht verschlüsselt versendet werden. In der Regel werden E-Mails auf dem Transportweg verschlüsselt, nicht aber auf den Servern, von denen sie gesendet und empfangen werden. Wir können daher keine Verantwortung für den Übertragungsweg der Bewerbung zwischen dem Absender und dem Empfang auf unserem Server übernehmen.
Im Rahmen des Bewerberauswahlverfahrens erheben und verarbeiten wir die folgenden Kategorien von Daten:
- Kontakt- und Bestandsdaten in Ihrem Bewerbungsprofil (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Land, E-Mail, Telefonnummer, Handynummer, Familienstand, Nationalität).
- Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten sowie Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Anschreiben, Daten zur beruflichen Entwicklung, Qualifikationen, Fähigkeiten, Sprachkenntnisse, Berufserfahrung).
- Weitere Bewerbungsunterlagen (z.B. Angaben zu Ihrer Gehaltsvorstellung, Kündigungsfrist, Reisebereitschaft, Ihre Motivation, Anschreiben, Referenzen und berufsspezifische Informationen).
- Der Kanal, über den uns Ihre Bewerbung erreicht hat (z.B. E-Mail, Indeed, Recruiter, etc.)
- Besondere Kategorien von Daten (z.B. Informationen über Behinderung, Gesundheit oder gesundheitliche Einschränkungen, falls zutreffend). Wir verarbeiten diese Daten nur im gesetzlich zulässigen Rahmen.
Wir können die oben genannten Daten über Sie auch aus anderen Quellen erhalten, einschließlich externer Geschäftspartner, z. B. Personaldienstleister. Wenn Sie über einen Personaldienstleister eingestellt werden, werden wir Ihre Daten in der für Sie angelegten Personalakte speichern. Wenn Sie im Rahmen dieses Prozesses nicht für die entsprechende Stelle eingestellt werden, werden alle Bewerberdatensätze gelöscht, sobald der Stellenbesetzungsprozess abgeschlossen ist. Wir können auch Daten erhalten, die Sie in berufsbezogenen sozialen Netzwerken wie Indeed Job Board, LinkedIn oder aus anderen öffentlich zugänglichen Quellen übermitteln (nur wenn die Daten für Ihr Berufsleben relevant sind). Der Zweck ist, Sie wegen Stellenangeboten zu kontaktieren oder die Richtigkeit Ihrer Angaben in den Bewerbungsunterlagen zu überprüfen.
Art und Zweck der Verarbeitung
Wir erheben Ihre Daten ausschließlich zu den folgenden Zwecken:
>> Anbahnung und Begründung des Arbeitsverhältnisses.
>> Um Sie zu kontaktieren, falls Sie für eine alternative Stelle in Betracht gezogen werden sollten.
>> Um Sie zu kontaktieren, falls Sie für eine alternative Stelle in Betracht gezogen werden sollten.
>> Um Ihnen gemäß der von Ihnen erteilten Zustimmung personalisierte Informationen über freie Stellen bei uns zukommen zu lassen.
Rechtsgrundlage
Ihre Daten sind für die Durchführung und Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich (Art. 88 GDPR in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) GDPR). Das bedeutet, dass wir Ihre Daten zum Zweck einer möglichen Beschäftigung benötigen und daher verarbeiten.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses ist Art. 88GDPR und Art. 6 Abs. 1 lit. b) GDPR. Daten werden zu diesem Zweck nur erhoben und verarbeitet, wenn dies gesetzlich oder gemäß dem Arbeitsvertrag erforderlich ist.
In Einzelfällen werden wir Ihre Zustimmung zur Verarbeitung oder Weitergabe Ihrer Daten einholen. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Ihre Bewerbung für einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden soll oder wenn Ihre Bewerbung für eine andere Stelle innerhalb unseres Unternehmens oder eines anderen Konzernunternehmens (Talentpool) berücksichtigt werden soll. In diesen Fällen ist Ihre Einwilligung freiwillig und kann von Ihnen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs.. 1 Buchstabe a) GDPR.
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, soweit dies zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen und zur Verteidigung in Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist und dies zur Erfüllung der gesetzlichen Pflicht GDPR notwendig ist. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir Ihre Daten also u.a. zur Betrugsbekämpfung und zur Erfüllung von Dokumentationspflichten. Das berechtigte Interesse ist z.B. eine Beweispflicht in Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 (1) DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wie z.B. Schwerbehindertenstatus oder ethnische Herkunft) im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen angefordert werden, damit wir oder Sie die sich aus dem Arbeitsrecht und dem Sozialversicherungsrecht ergebenden Rechte ausüben und diesbezügliche Pflichten erfüllen können, erfolgt deren Verarbeitung gemäß Art. 9 (2) Buchstabe b) GDPR. 2 Buchstabe b) GDPR, im Falle des Schutzes lebenswichtiger Interessen von Ihnen oder anderen Personen gemäß Art. 9 Abs. 2 Buchstabe c) GDPR oder für die Zwecke der Gesundheitsvorsorge oder der Arbeitsmedizin, der Beurteilung der Arbeitsfähigkeit, der medizinischen Diagnose, der Gesundheits- oder Sozialfürsorge oder der Behandlung oder für die Verwaltung von Gesundheits- oder Sozialfürsorgesystemen und -diensten gemäß Art. 9 Abs. 2 Buchstabe h) GDPR. Im Falle der Übermittlung besonderer Datenkategorien auf der Grundlage einer freiwilligen Einwilligung erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 9 (2) (a) GDPR).
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, soweit dies zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen und zur Verteidigung in Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist und dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig ist. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 (1)(c) und (f) GDPR.
Ihre Daten werden nur dann für andere als die oben genannten Zwecke verarbeitet, wenn eine solche Verarbeitung gemäß Art. 6 (4) GDPR erlaubt und mit den ursprünglichen Zwecken vereinbar ist. Wir werden Sie über eine solche Verarbeitung informieren, bevor wir Ihre Daten weiterverarbeiten.
Empfänger der Daten
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten diejenigen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Verpflichtungen und zur Durchführung unserer internen Prozesse benötigen (z.B. HumanResources und die Fachabteilungen für die jeweils ausgeschriebene Stelle). Die zum Zugriff auf die Daten berechtigten Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit und zum Schutz von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen sowie des Datenschutzes verpflichtet.
Bestimmte Aufgaben der Personalverwaltung und des Personalmanagements werden innerhalb der Unternehmensgruppe zentral wahrgenommen. Dazu gehört auch das Bewerbermanagement, für das innerhalb der gesamten Unternehmensgruppe die osapiens Holding GmbH zuständig ist. Die osapiens Holding GmbH tritt entweder als Verantwortlicher für die Besetzung eigener Stellen oder als Auftragsverarbeiter gegenüber anderen osapiens Gesellschaften auf, soweit es um die Besetzung von deren Stellen geht.Zwischen den einzelnen Gesellschaften der Unternehmensgruppe bestehen entsprechende datenschutzrechtliche Verträge.
Darüber hinaus können Daten in unserem Auftrag auf der Grundlage von Verträgen gemäß Art. 28 GDPR (Auftragsverarbeitungsverträge) verarbeitet werden, dies insbesondere durch den Anbieter der Personalverwaltungs- und Bewerbermanagementsoftware Personio GmbH(https://www.personio.de/). Die an Personio GmbH übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank auf Servern in Deutschland gespeichert, die von diesem Drittanbieter betrieben werden. Wir sind die einzige Partei, die für diese Daten verantwortlich ist. Personio GmbH erfüllt alle Anforderungen der GDPR und ist sowohl als Unternehmen als auch als Software datenschutzkonform.
Darüber hinaus werden keine Daten an Dritte weitergegeben, es sei denn, Sie haben der Weitergabe vorher ausdrücklich zugestimmt oder es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe der Daten. Es findet grundsätzlich keine Datenübermittlung an Stellen oder Personen außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) statt.
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Strafverfolgungsbehörden und ggf. an geschädigte Dritte kann auch ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung erfolgen, wenn dies zur Aufklärung eines rechtswidrigen Verhaltens oder zur Rechtsverfolgung erforderlich ist. Dies geschieht jedoch nur, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein rechtswidriges oder missbräuchliches Verhalten vorliegen. Wir sind auch gesetzlich verpflichtet, bestimmten Behörden auf Anfrage Auskunft zu erteilen. Dabei handelt es sich um Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Steuerbehörden. Die Weitergabe dieser Daten beruht auf unserem berechtigten Interesse an der Missbrauchsbekämpfung, der Verfolgung von Straftaten und der Sicherung, Geltendmachung und Durchsetzung von Ansprüchen, sofern nicht Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer Daten überwiegen, Art. 6 (1) (f) GDPR.
Speichern Ihrer Daten
Wir speichern Ihre Daten für einen Zeitraum von 6 Monaten nach einer Ablehnung. Dies ist für die Beweislast in Verfahren nach dem AGG erforderlich. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten im Einzelfall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Dauer eines Rechtsstreits).
Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Bewerbung jederzeit zurückzuziehen. Dies führt dazu, dass Ihre Daten vorbehaltlich der unten genannten Einschränkungen sofort aus der Bewerberdatenbank gelöscht werden. Sollten Sie jedoch wünschen, dass einzelne von Ihnen übermittelte Daten gelöscht werden, behalten wir uns das Recht vor, Ihre Daten für einen begrenzten Zeitraum von 6 Monaten zu speichern, um den sich aus dem AGG ergebenden Nachweispflichten nachkommen zu können.
Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten für die gesamte Dauer Ihrer Beschäftigung gemäß den Informationspflichten für Arbeitnehmer speichern, die wir Ihnen bei Annahme der Beschäftigung zusenden werden.
Aufnahme in einen Talentpool
Wenn wir Ihre Bewerbung ablehnen, möchten wir sie möglicherweise in unserer Bewerberdatenbank ("Talentpool") für eine weitere Kontaktaufnahme speichern. Diese weitere Speicherung erfolgt nur in Absprache mit Ihnen und nachdem Sie Ihre Zustimmung gegeben haben. Wenn Sie uns Ihre Initiativbewerbung schicken und wir derzeit kein passendes Angebot für Sie haben, werden Ihre Daten nach vorheriger Rücksprache mit Ihnen ebenfalls in unserem Talentpool gespeichert. Wenn Ihre Initiativbewerbung für uns nicht von Interesse ist, erhalten Sie eine Absage. In diesem Fall werden Ihre Daten nicht weiter gespeichert.
Wenn Sie aufgrund Ihrer Bewerbung in unserem Talentpool gespeichert werden, verwenden wir Ihre Daten, um den Kontakt zu Ihnen aufrechtzuerhalten, z.B. um Ihnen interessante Stellenangebote zukommen zu lassen. Wenn Sie ausdrücklich wünschen, in unseren Talentpool aufgenommen zu werden, indem Sie der Speicherung Ihrer Daten im Talentpool zustimmen, speichern wir Ihre Daten bis auf Widerruf, jedoch nicht länger als 12 Monate. Sie werden einen Monat vor Ablauf der Frist informiert und können so die Speicherung Ihrer Daten im Talentpool um weitere 12 Monate verlängern. Nach Ablauf der Frist werden Ihre Daten automatisch und ohne gesonderte Benachrichtigung gelöscht.
Ihre Rechte (Rechte der betroffenen Person)
Sie haben umfassende Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer Daten.
Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht auf Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten (z.B. Kopie der Personalakte), insbesondere, zu welchem Zweck die Verarbeitung erfolgt und wie lange die Daten gespeichert werden (Art. 15 DSGVO). Dieses Recht wird durch die Ausnahmen des § 34 BDSG eingeschränkt, wonach das Auskunftsrecht nicht gilt, wenn die Daten nur aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Datensicherheit und Datenschutzkontrolle gespeichert werden, die Erteilung der Auskunft einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde und eine missbräuchliche Datenverarbeitung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen verhindert wird.
Recht auf Berichtigung unzutreffender Daten: Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir die Sie betreffenden Daten unverzüglich berichtigen, wenn diese unrichtig sind (Art. 16 GDPR).
Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns die Löschung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO). Diese Voraussetzungen liegen insbesondere vor, wenn a) der jeweilige Verarbeitungszweck erreicht wurde oder anderweitig weggefallen ist, b) wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeitet haben, c) Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, ohne dass die Datenverarbeitung auf einer anderen Rechtsgrundlage fortgesetzt werden kann, d) Sie der Datenverarbeitung erfolgreich widersprochen haben oder e) in Fällen des Bestehens einer Löschungspflicht nach dem Recht der EU oder einesEU -Mitgliedstaates, dem wir unterliegen. Dieses Recht unterliegt den Einschränkungen des § 35 BDSG, wonach auf das Recht auf Löschung verzichtet werden kann, wenn im Falle einer nicht automatisierten Datenverarbeitung ein unverhältnismäßiger Aufwand für die Löschung besteht und Ihr Interesse an der Löschung als gering anzusehen ist.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 18 GDPR). Dieses Recht besteht insbesondere, wenn a) die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten wird, b) Sie unter den Voraussetzungen eines berechtigten Löschungsbegehrens anstelle der Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen, c) die Daten für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, Sie die Daten aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder d) der Erfolg eines Widerspruchs noch strittig ist.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, von uns die Sie betreffenden Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 GDPR), sofern diese nicht bereits gelöscht wurden.
Recht auf Widerspruch: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 GDPR). Wir werden die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Gemäß Art. 7 (3) GDPR haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der vorherigen Einwilligung erfolgten Verarbeitung. Die einzige Folge des Widerrufs ist, dass wir die Datenverarbeitung auf der Grundlage dieser Einwilligung in Zukunft nicht mehr fortsetzen dürfen. Beachten Sie jedoch, dass wir möglicherweise bestimmte Dienstleistungen oder zusätzliche Dienste nicht erbringen können, wenn wir die dafür erforderlichen Daten nicht verarbeiten können.
Recht im Zusammenhang mit der automatisierten Entscheidungsfindung: Sie haben das Recht (Art. 22 DSGVO), nicht einer automatisierten Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling, unterworfen zu werden, die für Sie rechtliche Folgen oder ähnliche erhebliche Auswirkungen hat. Sollten Sie jedoch einer automatisierten Entscheidung unterworfen worden sein und mit dem Ergebnis nicht einverstanden sein, können Sie sich auf die unten angegebene Weise an uns wenden und uns bitten, die Entscheidung zu überprüfen.
Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde:
Sie haben die Möglichkeit, sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.
Um diese Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung oder den Datenschutzbeauftragten unter den oben angegebenen Kontaktdaten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde. Wenn Sie ein Auskunftsersuchen stellen und Zweifel an Ihrer Identität bestehen, können wir von Ihnen Informationen verlangen, die es uns ermöglichen, Ihre Identität zu überprüfen.
1 Der Begriff gilt gleichermaßen für das weibliche, männliche und neutrale (diverse) Geschlecht.
2 osapiens Unternehmen sind die osapiens Holding GmbH, die osapiens Services GmbH, die osapiens Hub GmbH, die osapiens assetOps GmbH, die osapiens Network GmbH, die osapiens BrandOS GmbH (alle vorgenannten Gesellschaften mit Sitz in Mannheim), die osapiens COE Spain S.L (mit Sitz in Madrid), die oneIDentity+ GmbH (mit Sitz in München) und die fTRACEGmbH (mit Sitz in Köln).
DerSchutz Ihrer persönlichen Daten ist für uns besonders wichtig. Daher möchten wir Sie im Folgenden über unsere Datenschutzgrundsätze informieren, die die osapiens HoldingGmbH und die mit ihr verbundenen Unternehmen im Sinne der §§ 15 ff. AktG, bei denen Sie sich bewerben, beachten, um Ihnen einen vertrauenswürdigen Bewerbungsprozess zu ermöglichen.
